Время-деньги: правильно организовываем свое рабочее время и место

Это значит, вы не умеете правильно распорядиться своим временем. Чтобы изменить эту ситуацию и максимально эффективно распределять время и ресурсы, необходимо научиться планировать то, что будешь делать завтра и в ближайшие дни.  

Есть даже такая наука - тайм-менеджмент, которая помогает определить, где ты теряешь время, что мешает делу и выкинуть все ненужное из графика. Как утверждают психологи, если научиться управлять этим процессом, то карьерный рост вам обеспечен.  

- Для начала не поленитесь посчитать, сколько времени на работе вы тратите в холостую: курите, «гоняете чаи», треплетесь по телефону с родными-приятелями, или просто ищете необходимые документы, - говорит психолог Фаина Котляровская. – Уверяю вас, цифры вас потрясут – минимум полдня. Для начала заведите дневник, куда будете записывать вашу деятельность буквально поминутно. Например, «пришел на работу в 9:00, с 10:00 до 10:10 был в  курилке». Ведите его месяц. Если вы действительно хотите  организовать свое время, то этот «календарь» поможет сделать вам правильные выводы. 

ЗАДАЙСЯ ВОПРОСОМ   

Чтобы понять, так уж вам необходимо планирование своего времени, задайте себе несколько вопросов. Вы успешны? Чего вы добились в жизни?  И можете ли вы иметь больше, чем на сегодняшний момент? Вас уважают и ценят на работе? 

- Могу сказать с уверенностью, что практически все люди могли бы достичь в разы больше, - продолжает Котляровская. – Но многие живут сегодняшним днем, и не хотят ставить перед собой чёткие цели и планировать путь их достижения. Полагаются на удачу, везение, интуицию. Конечно, последняя работает, но только тогда, когда человек точно знает чего хочет.  

Итак, вы составили план, но не надо зацикливаться на своих записях. Цели и планы можно и нужно менять, переписывать, модифицировать. Это нормально. Каждый день что-то меняется, появляется новая информация.

- Цели, которые вдохновляли вчера, сегодня, могут показаться вам мелкими и нелепыми, - говорит Фаина Борисовна. - Это не должно пугать. Но для того, чтобы  понять, актуальна это цель сегодня, или нет, её сначала нужно сформулировать и начать реализовывать. Иначе можно всю жизнь промечтать о том, что вовсе не нужно. Или просто закрепить за собой «славу» лузера. 

ЗАСТАВЬ СЕБЯ РАБОТАТЬ    

Прежде чем взяться за дело, задайтесь вопросом, почему вы должны заниматься этим, мало для вас интересным делом? Ваш ответ: это нудно, но нужно. Еще вопрос, почему например, ради пустого разговора, вы готовы все бросить, а для выполнения важного задания нет? Ответ прост: болтовня усилий не требует, а дело нуждается в особо повышенном внимании. Да и банально – лениво. 

Как говорится, заставлять себя надо. Придумайте для себя разные хитрости и уловки. Существует несколько способов толково и довольно быстро сделать дело: «разрезать слона на бифштексы» (крупную задачу разбить на задачки),

«съесть лягушку» (делаете нежелаемое дело в первую очередь), «метод швейцарского сыра» (приятное дело в первую очередь). 

- Скажите себе: «поработаю минут 10-15 - и по кофейку, - говорит Котляровская. - Человеческая психика устроена так, что через 15 минут в процесс втягиваешься. Разбейте работу на мелкие кусочки – будет не так страшно. Кому-то проще разобраться с неприятной работой сразу, а кому-то напротив, «выгрызать» из задания кусочки поприятнее пока дело не будет сделано. После каждого выполненного этапа работы поощряйте себя «конфеткой». Очень помогает.  

Есть и такие, которые откладывают «на потом» все дела, а  потом в страшном аврале решают поставленные задачи. Если им так удобно – пожалуйста. Только стоит поберечь себя, и устраивать себе искусственные микроавралы.    

Кстати, наши люди не только не могут правильно организовать трудовое время, но и передых на рабочем месте.

- Из собственного опыта знаю, что все эти «отдушины»: перекусы и перерывы на чай-кофе неэффективны, - говорит психолог. – Они бессистемны, и человек не может переключиться с работы на что-то другое. Например, если вы бухгалтер, то в минуты отдыха вам можно почитать анекдоты, отвлечетесь, посмеетесь - отдохнете. Кто эмоционален и перевозбужден, посмотрите, как едут машины за оком, идет снег, а на рабочем столе установите искусственный миниводопад.   

РАБОТАЕМ ДОМА    

Если вы работаете на дому, то вам стоит организовать свое место и время не менее тщательно, чем в офисе. Данные советы очень просты, но весьма эффективны. 

Первое, ваш рабочий стол должен быть в комнате, максимально изолированной от шума и суеты. Ведь домашние не всегда понимают, что вы работаете, и сосредоточиться в таких условиях будет очень сложно.

Атмосфера в комнате должна быть рабочей, а не навевать мысли о тапочках и пледе. Постарайтесь разделить помещение на зону отдыха и рабочую зону, например с помощью ширмы.  

Второе, если у вас нет компьютерного стола, обязательно приобретите. Сидеть удобно, необходимые бумаги и диски под рукой – для работы очень комфортно.

И третье, найдите каждой «рабочей» вещи свое место. Это не только воспитывает аккуратность, но и проблема с пропавшими документами, книгами, записями будет решена. А время на их поиски сэкономлено.        

ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ 

- Расставьте приоритеты: отделите главное от второстепенного, срочное от того, что может подождать.  

- Определитесь, в чем проблема:

- не знаете, как приступить к заданию;

- не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок; жалеете, что ввязались в подобное дело;

- просто лень или страшно. 

- Научитесь говорить «нет» искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени даже если эти просьбы носят служебный характер. Вы не умеете говорить нет? Учитесь.

Вас просят что-то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Объясните так: «Я понимаю, насколько это важно для тебя, но пока не могу». Предложите альтернативу, мол, Надежда в этом вопросе понимает лучше.  

- Будьте организованы и коммуникабельны. Учитесь  общаться на работе быстро и эффективно, а не ходить вокруг да около. И сами старайтесь быстро соображать, в чем суть того, что вам говорят, о чем просят. 

- Будьте ответственны, даже незначительную работу учитесь делать качественно. Это необходимо для того, чтобы эффективно использовать свое время, а значит, быть на хорошем счету, быть уважаемым и быстро подниматься по служебной лестнице. 

Вывод один, если вы не умеете планировать, вы всегда будете на голову, ниже всех успешных людей, замыкающим в колонне.