Как сдавать отчетность через Интернет?

По данным спецоператов связи, уже более 600 тыс. компаний и предпринимателей отчитываются перед налоговиками через Интернет. Это удобно, это экономит время, это лишает сомнительной радости посещения инспекции. Но иногда случаются сбои. И по известному закону - в последний день сдачи отчетности. Что делать?

Четыре совета отчитывающимся через Интернет.

1. Не забудьте скопировать ключевую дискету с шифрами.

С помощью ключевой дискеты кодируется отчетность и расшифровываются протоколы, получаемые из инспекции. Без дискеты (потерялась, испортилась) ничего этого сделать будет невозможно. Для страховки необходимо сразу же сделать копию дискеты и хранить ее в надежном месте. Другой вариант - приобрести у оператора миниатюрный носитель для USB-разъема компьютера и всегда носить с собой. Он более долговечен и удобен, чем дискета.

2. Помните про срок действия электронной цифровой подписи.

Срок действия ЭЦП составляет ровно год. Если он истечет в период сдачи отчетности, могут возникнуть трудности - на получение новой цифровой подписи уйдет несколько дней. Не все системы сдачи отчетности автоматически напоминают об истечении срока действия ЭЦП. Поэтому лучше это где-то себе записать. Не стоит оформлять новую ЭЦП в период с 15-го по 20-е число месяца. Тогда срок ее действия не закончится в последние дни сдачи отчетности.

3. Вностите изменения одновременно.

Даже те программы сдачи электронной отчетности, которые блокируют ее отправку при наличии ошибок в декларации, не могут отслеживать изменения в регистрационных данных компании. Допустим, бухгалтер, как и положено, сообщил о смене руководителя налоговикам, но забыл внести имя нового директора в электронную форму декларации. В этом случае отчетность после арифметической проверки уйдет в инспекцию, но налоговики ее не примут.

4. Контролируйте процесс сдачи отчетности до конца.

Инспекция из-за собственных просчетов или ошибок компании может не принять декларацию и отправить отрицательный протокол входного контроля. Если в течение пяти дней после окончания срока сдачи отчетности не исправить ситуацию, налоговики сочтут декларацию непредставленной и могут оштрафовать компанию. Конечно, это незаконно. Но разумеется, лучше до этого не доводить и проконтролировать сдачу отчетности до конца. Со сбоями, возникшими по вине налоговиков, должен разбираться ваш спецоператор. Нужно срочно сообщить ему о проблеме.

Как декларация доходит от компании до инспекции?

Компания отправляет отчетность спецоператору. Получив файл, оператор высылает в компанию подтверждение. Датой представления декларации считается дата ее отправки, которая зафиксирована в подтверждении оператора (приказ МНС России от 04.02.04 № БГ-3-06/76). Оператор должен прислать этот электронный документ в течение суток (приказ МНС России от 10.12.02 № БГ-3-32/705). Но обычно подтверждение приходит через несколько минут после отправки.

Далее оператор отсылает файл с отчетностью на сервер инспекции. Программа, установленная в ИФНС, проверяет документы на соответствие требуемому формату. Если все нормально, программа переносит итоговые данные из декларации в карточку расчетов с бюджетом компании.

Если отчетность принята инспекцией, организация получает положительный протокол входного контроля, если не принята - отрицательный. Протокол должен быть выслан в течение суток, но на практике нередко приходит с опозданием в несколько дней.

Во многих регионах получила распространение новая услуга - разовая сдача электронной отчетности. Нередко представители компаний, предлагающих такой сервис, находятся прямо в инспекциях, рассчитывая на тех, кто не хочет стоять в очереди.

Если вы решили воспользоваться данной услугой, обязательно узнайте телефон посредника и проконтролируйте этапы прохождения документа. Отчетность считается сданной после получения подтверждения от спецоператора. Но если посредник получит из инспекции отрицательный протокол и не предпримет никаких действий, компания может быть оштрафована за несданную отчетность.

Идеальный вариант - когда документы отправляются в вашем присутствии. В этом случае вы можете лично убедиться хотя бы в том, что получено подтверждение спецоператора. О входном протоколе скорее всего придется узнавать позже по телефону.

По материалам «Учет. Налоги. Право»