На ринге – инспектор и руководитель

Марина Шафранская,

к.э.н., главный бухгалтер

Для компании любая проверка официальными органами, как правило, оборачивается рядом проблем: потерей рабочего времени, изъятием текущих документов и даже угрозой потери деловой репутации. Часто виноваты в этом сами сотрудники. Каковы типичные ошибки в поведении руководителя и его подчиненных в период проведения контрольных мероприятий?

В стране существует более ста контролирующих учреждений, которые завтра могут прийти к вам. «Большинство проверяющих приходят на фирму с одной целью: найти нарушения и использовать их против компании или ее должностных лиц, – говорит бизнес-тренер Константин Никифоров. – Поэтому вполне естественно, что к приходу контролеров руководитель должен быть подготовлен».

Обратите внимание, каждый контролирующий орган может проверять компанию не более чем один раз в два года. Проверка не должна затягиваться более чем на один месяц (Федеральный закон от 08 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Часто инспекторы приходят и с внеплановыми визитами. Обычно – проконтролировать, устранены ли ранее выявленные нарушения. Помимо осуществления контроля основанием для внеплановых проверок могут стать жалобы граждан или сведения, поступившие из других источников, например о том, что данная компания причиняет вред жизни, здоровью людей, их имуществу или окружающей среде. Порядок проведения мероприятий по контролю строго регламентирован (ст. 7, того же Закона).

Проверьте документы контролеров

В любом случае не спешите радушно распахивать дверь. Перед тем как впустить проверяющих, необходимо проверить их полномочия. А именно: посмотреть служебные удостоверения нежданных «гостей», название их учреждения; ознакомиться с постановлением о проведении проверки; убедиться, что перед вами именно тот состав должностных лиц, который указан в приказе. Из этого же документа станет ясно, о каком виде проверки идет речь и что послужило основанием для нее. Не смущайтесь, если придется позвонить в соответствующий орган и уточнить, есть ли в этом учреждении такие люди и действительно ли они направлены к вам.

Кроме того, как только «запахло» проверкой, руководителю нужно связаться с юристом компании. Желательно, чтобы правовед присутствовал на фирме все то время, пока идет проверка.

Дополнительно к этому, если в компании имеется журнал учета мероприятий по контролю, то попросите проверяющих зафиксировать факт проверки в вашем журнале (ст. 9 того же Закона). Если же такого журнала у вас нет, лучше его завести. Подобный документ может сократить количество необоснованных проверок.

Образно говоря, до начала проверки следует предпринять все, чтобы вообще не допустить этого мероприятия. С налоговиками устанавливайте взаимоотношения с самого создания фирмы, не дожидаясь налоговых проверок. К приходу сотрудников других госучреждений тоже готовьтесь заранее: не стоит держать сейф на самом видном месте, тем более если в нем находятся неучтенные денежные средства.

Неплохой вариант – установить камеры слежения перед входом в офис. Это позволит в случае появления нежданных визитеров выиграть время. Кстати, те же самые скрытые камеры или диктофоны могут быть использованы фирмой для доказательства не всегда законных действий проверяющих.

Молчание – золото

В то же время проявляйте вежливость в общении с инспекторами. Не конфликтуйте, не препятствуйте их законной деятельности, но и не помогайте им.

Инспекторы всегда стараются как бы мимоходом узнать о состоянии дел от служащих фирмы. Для них это ценный источник информации, что называется, из первых уст. Предупредите всех работников компании о том, что никаких объяснений проверяющим давать нельзя. Предоставлять любую информацию о фирме может только ее руководитель либо уполномоченный им гражданин по доверенности. Как правило, это главный бухгалтер или юрист.

Правовая неграмотность персонала часто приводит к тому, что люди считают, будто они обязаны отвечать на уточняющие вопросы. Однако это всего лишь их право, а не обязанность (ст. 51 Конституции РФ). Поэтому если проверяющие (в том числе и сотрудники милиции) требуют от персонала дать какие-либо дополнительные объяснения и комментарии по факту выявленных нарушений, те могут им вежливо отказать.

Следует знать, что наибольшими полномочиями при проверках обладают правоохранительные учреждения (МВД, ОБЭП и др.). Сотрудник МВД, в свою очередь, также имеет право узнавать обо всем – о бизнесе и фирме, о партнерах и контрагентах, за исключением тех сведений, которые представляют коммерческую тайну. Руководитель компании заранее должен определить круг информации, которая относится к ней, и оформить это приказом.

Засекретить можно самую разную информацию, начиная от договоров и заканчивая какими-либо финансовыми документами. Кроме тех сведений, что содержатся в учредительных документах, – о численности и составе работников, о нарушениях, которые допускала компания, об ответственности, которую несла за них, и т. п. (ст. 5 Закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

Таким образом, наиболее оптимальный способ подготовить сотрудников компании к проверке – это провести корпоративное обучение и инструктаж. Служащие должны знать свои права и обязанности, а также нормы оптимального поведения. Тогда они отнесутся к проверке спокойно.

Полномочия проверяющих

Вежливость хороша в меру. Не стоит сразу же нести целые пачки разнообразных бумаг по первому требованию инспектора. У каждого из них своя сфера деятельности и в соответствии с этим они могут требовать только те документы, которые относятся к их компетенции и к предмету проверки.

Так, компетенция сотрудников угрозыска ограничена раскрытием общеуголовных преступлений (убийств, краж, разбоев и т. п.), и экономической деятельностью фирм они не имеют права интересоваться. Поэтому если сотрудники угрозыска решат изучить хозяйственную деятельность компании, можно вежливо напомнить, что их полномочия на эти вопросы не распространяются. Другой вариант – попросите письменный запрос и пообещайте предоставить бумаги через пару дней. Как правило, это работает. Заодно будет возможность обсудить с юристом, что можно представить, а от чего лучше воздержаться.

Если же проверяющие настаивают на том, чтобы фирма представила документы немедленно и уважительную причину для отказа придумать не удалось, тактика вашего поведения должна быть следующей. Как известно, изъятие каких-либо документов или вещей допускается только с составлением акта или протокола. Поэтому обязательно напишите в протоколе фразу: «Изъятие данных документов приостанавливает хозяйственную деятельность предприятия». В этом случае проверяющие обязаны вернуть документы через двое суток.

Не платите штраф на месте!

Иногда на фирму приходят с конкретной целью вынудить руководство откупиться деньгами. Очень часто в таких случаях удостоверения оказываются поддельными, а сотрудники – бывшими или вообще не имеющими отношения к контролирующему учреждению. Определить их просто. Они не покажут и близко удостоверение и распоряжение на проверку. В этом случае уход «оборотней» обеспечат два звонка: первый – в «направивший» их орган, и второй – «02». Если же проверяющие вынуждают вас заплатить, помните, что дача взятки – это преступление. Еще раз взвесьте все «за» и «против». Помните, о том, что фирма в любой момент может оспорить действия проверяющих.

Дело близится к концу
По окончании проверки обязательно требуйте составления акта или протокола. И не забудьте взять себе копию. Проверяющий обязан вам ее дать. Внимательно прочитайте акт проверки. Страницы документа должны быть пронумерованы, никакие исправления не допускаются.

Протокол подписывают проверяющие и руководитель фирмы. Отказываться подписывать документы, фиксирующие результаты обследования, нельзя, однако на них можно сделать отметку о своем несогласии. Подписывайте каждую страницу, не оставляйте незаполненных граф. В конце документа напишите фразу: «С протоколом (актом) ознакомлен, по существу не согласен».

На основании протокола, акта или решения (в зависимости от вида проверки) соответствующим органом будет принято решение о привлечении компании или ее руководителя лично к ответственности. Поэтому после проверки дорог каждый час. Если фирме не удалось связаться с юристом во время проверки, то сделайте это сразу после нее. Ведь в случае выявления нарушений у директора есть всего-то две недели, чтобы представить свои возражения по акту обследования.